ElmoX Oy asiakkaiden tietosuojaseloste
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen versio.
Päivitetty viimeksi 15.8.2022.
Rekisterinpitäjä
ElmoX Oy, 2908850-1
Pinninkatu 55 A, toimisto 12.
33100 Tampere
+358 50 331 2253
(Yritys)
Tietosuoja-asioista vastaava yhteyshenkilö
Elmo Koivunen, toimitusjohtaja.
Pinninkatu 55 A, toimisto 12
33100 Tampere
+358 400 290 593
info@elmox.fi
Tietosuojaselosteen ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten Yritys käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja. Asiakkaiden henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:
- Sähköinen viestintä
- Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
- Asiakassuhteen ja toimeksiantojen hoito ja laskutus
- Rekisteröityjen oikeuksien toteuttaminen
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Yritys käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja seuraavien oikeusperusteiden nojalla:
- Sopimuksen täytäntöönpaneminen. Käsittelemme henkilötietojasi, jotta voimme panna täytäntöön välillämme tehdyn sopimuksen palveluiden suorittamisesta sekä toimittaa sinulle pyytämäsi palvelut.
- Yrityksen oikeutettu etu. Käsittelemme henkilötietojasi palvelun toimittamiseen, kehittämiseen ja arvioimiseen, viestintään, sekä oikeuksiemme puolustamiseen liittyvien oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi ja oikeusvaateiden laatimiseksi, puolustamiseksi tai esittämiseksi.
- Lakisääteinen velvoite. Käsittelemme henkilötietojasi, jos tämä on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme noudattamiseksi, kuten kirjanpitolainsäädännön asettamien velvoitteiden noudattamiseksi.
- Suostumus. Saatamme käsitellä henkilötietojasi suostumuksesi nojalla, mikäli olet antanut meille yksilöidyn suostumuksen. Saatamme pyytää suostumustasi esimerkiksi sähköistä suoramarkkinointia varten.
Käsiteltävän henkilötiedot ja säännönmukaiset tietolähteet
Käsittelemme seuraaviin henkilötietoryhmiin kuuluvia henkilötietoja:
- Yhteystiedot (mm. nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
- Yksilöintitiedot (mm. henkilötunnus)
- Maksutiedot (mm. laskutustiedot)
Henkilötietoja kerätään säännönmukaisesti seuraavista lähteistä:
- Rekisteröidyltä itseltään sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, tai muulla vastaavalla tavalla.
- VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.
Tietojen säilyttämisaika
ElmoX Oy säilyttää käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Pääsääntöisesti henkilötietoja säilytetään kuusi vuotta asiakassuhteen päättymisestä tai viimeisestä toimeksiannosta, laskutus- ja muistiinpanovelvoitteen täyttämiseksi.
Tietojen käsittely- ja turvallisuusperiaatteet
Tietoihin on pääsy yrityksen päätelaitteilta. Päätelaitteiden kovalevyt ovat salattuja, ja yhteys pilvipalveluun/-palveluihin on salattu. Pilvipalvelussa olevat tiedot ovat myös salattuja. Yrityksen toimitiloissaan käsittelemät tiedot ovat lukitussa säilössä. Kirjautuminen yrityksen järjestelmiin on toteutettu kaksivaiheisen tunnistautumisen avulla kaikkien rekisteriä käyttävien osalta.
Henkilötietojen luovuttaminen ja siirrot kolmansiin maihin
Yritys voi käyttää henkilötietojen käsittelyyn palveluntarjoajia, jotka toimivat Yrityksen henkilötietojen käsittelijöinä. Yritys varmistaa, että se käyttää vain luotettavia henkilötietojen käsittelijöitä, jotka noudattavat tämän tietosuojaselosteen periaatteita. Henkilötietojen käsittelijät voivat käsitellä henkilötietoja ainoastaan Yrityksen kirjallisten ohjeiden mukaisesti, ei omia tarkoituksiaan varten. Yritys voi luovuttaa henkilötietoja palveluntarjoajien lisäksi myös seuraaville tahoille:
- Tuomioistuimelle tai viranomaiselle niiden esittämän määräyksen tai lainsäädännön edellyttämällä tavalla;
- Ulkopuolisille neuvonantajille; ja
- Yrityksen mahdollisille ulkopuolisille ostajille yritysjärjestelytilanteissa.
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä tai luovuteta Yrityksen toimesta Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Jos tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla, muun muassa käyttämällä Euroopan komission vahvistamia vakiosopimuslausekkeita tai siirtämällä henkilötietoja ainoastaan maihin, joissa on todettu olevan riittävä henkilötietojen suojan taso. Jos haluat lisätietoja siirtojen osalta käyttämistämme suojatoimista, ota meihin yhteyttä yllä mainituin yhteystiedoin.
Profilointi
Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai muuhun automaattiseen päätöksentekoon.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan. Rekisteröidyn pyytäessä tietojaan, tulee Yrityksen tunnistaa tietoja pyytävä henkilö ennen tietojen luovutusta. Tämä tehdään pyytämällä henkilöltä vertailukelpoiset tiedot rekisterissä olevien tietojen kanssa.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos
- henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty; tai
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Emme kuitenkaan voi poistaa tietojasi, jos meidän on esimerkiksi lain mukaisesti säilytettävä tiedot.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos
- rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Jos henkilötietojen käsittelyä on rajoitettu, Yritys voi säilyttämisen lisäksi käsitellä henkilötietoja vain suostumuksellasi, oikeusvaateiden laatimiseksi, puolustamiseksi tai esittämiseksi tai muiden oikeuksien puolustamiseksi.
Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä. Tällöin Yritys lopettaa henkilötietojen käsittelyn siltä osin, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, ellei Yritys voi osoittaa, että oikeutettu etu syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai, että henkilötietojen käyttö on välttämätöntä oikeusvaateen laatimiseksi, puolustamiseksi tai esittämiseksi.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavissa muodossa ja tällä on oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojen käsittelyperusteena on suostumus, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Valvontaviranomainen Suomessa on Tietosuojavaltuutetun toimisto. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa asia valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos tämä katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä. Lisätietoa tietosuojasta ja Suomen Tietosuojavaltuutetun toimistosta saat osoitteesta: https://tietosuoja.fi/yksityishenkilot
Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä kysymyksissä ja tilanteissa rekisteröidyn pyydetään olemaan kirjallisesti yhteydessä rekisterinpitäjään käyttämällä tämän tietosuojaselosteen alussa ilmoitettuja yhteystietoja.
Muutokset
Rekisterinpitäjä varaa oikeuden päivittää tai muuttaa tietosuojaselostetta koska tahansa. Yritys suosittelee asiakkailleen, että nämä tarkastavat tietosuojaselosteen säännöllisin väliajoin, jotta asiakkailla on ajantasaiset tiedot siitä, miten rekisterinpitäjä säilyttää ja käsittelee asiakkaiden henkilötietoja.